Por Carolina Vega, PMO Manager
Cuando uno mira un proyecto Salesforce desde afuera, parece un lego gigante. “Conecta esto, configura aquello, crea un flujo aquí y listo”. Pero quienes estamos inmersos en este ecosistema sabemos que no es así. Implementar Salesforce es más parecido a armar un reloj: miles de piezas pequeñas, cada una con vida propia y un cliente que exige que la hora siempre sea exacta.
En este artículo te contamos los desafíos más comunes, y a menudo ignorados, en las implementaciones Salesforce. Te mostraremos cómo un buen equipo de gestión de proyectos puede convertir caos en claridad.
El síndrome del “Todo es urgente”: el primer enemigo
Salesforce es un juguete tentador. Apenas el cliente descubre un campo nuevo o un reporte bonito, quiere agregar cincuenta cosas más. ¿El resultado de esto? Un camino directo a la catástrofe: backlogs interminables, historias que cambian de forma cada 48 horas, equipos quemados – el famoso burnout) y fechas que se empiezan a cambiar indefinidamente sin concretar nada.
¿Cómo sobrevivir o salvar esta situación?
- Implementar un Definition of Ready de hierro, que sea estricto. Es decir, asegurar que una historia solo entre al sprint cuando está realmente lista, clara y completa. Nunca a medias.
- Establecer una gobernanza sólida. Es importante definir a quién decide, cuándo y por qué. Esto da eficiencia.
- Usar Matriz de Prioridad: Valor v/s Esfuerzo o Impacto v/s Urgencia.
El peligro de la personalización excesiva
Salesforce es tan flexible que permite hacer casi cualquier cosa, y eso, precisamente, puede ser el problema o una trampa. Si el equipo del proyecto no pone un freno a la “creatividad controlada” terminas con flows que parecen spaguetti, objetos custom que duplican funcionabilidades que ya existían, workarounds que nadie documenta y soluciones “parchadas” que inevitablemente explotan seis meses después.
¿Cómo salir de esta situación?
- Regla de oro: “Configurar antes de personalizar”.
- Mantener una documentación viva y actualizada.
UAT: Ese primo olvidado que aparece tarde
El User Acceptance Testing (UAT) suele llegar cuando ya no queda tiempo, cuando la presión está al máximo. Y es ahí cuando te golpea y aparecen bugs que nadie había visto, usuarios que dicen “esto no era lo que pedí” y cambios de alcance disfrazados de feedback.
¿Cómo hacer que funcione?
- Tratar el UAT como una fase crítica del proyecto, no como un ejercicio improvisado al final.
- Cliente empoderado y comprometido, con una asignación coherente con el alcance del proyecto.
- Escoger testers reales: los que usan el sistema, no la persona que solo mira dashboards.
- Casos de prueba claros y exhaustivos, incluyendo casos bordes (¿qué pasa si el usuario hace X en lugar de Y?).
Data Migration: la pesadilla más subestimada
Migrar datos es como mover un mueble gigante: “siempre parece que cabe por la puerta, hasta que no cabe”. En Salesforce esto significa: campos que no calzan, valores que no tienen correspondencia, duplicados que aparecen de la nada e integraciones que fallan por un dato mal formateado.
¿Qué estrategia utilizar?
- Auditoría de datos desde el día uno.
- Mapping detallado y aprobado.
- Estrategia de rollback clara. Ten un plan B por si algo no sale como se espera.
Go-Live: el día donde todos respiran… o nadie respira
El Go-Live no es solo “activar el Sandbox en producción”. Requiere una importante coordinación y precisión. Esto incluye:
- Ventana de despliegue coordinado.
- Presentación del caso en comité de paso a producción.
- Comunicación a usuarios oportuna.
- Capacitación a usuarios finales clara.
- Acompañamiento y soporte durante la primera semana.
Una auditoría de salud periódica ayuda a mantener la org. sostenible en el tiempo. Es especialmente útil en etapas posteriores al Go-Live, cuando el uso real del sistema puede generar automatizaciones duplicadas, configuraciones obsoletas o procesos que ya no aportan valor.
Metodología y Gobierno, los pilares de una implementación Salesforce exitosa
Cada implementación puede ser un caos o una sinfonía. Depende del marco metodológico adoptado, del gobierno del proyecto, la priorización, la gestión del cambio y la capacidad del equipo para decir “no por ahora” cuando sea necesario.
Una metodología bien definida y respetada por todos es la base para que los procesos sean visibles, claros y concretos. Solo así se evita improvisar y se logra que las decisiones se tomen con evidencia, no con suposiciones.
Cuando la estructura acompaña a la estrategia, Salesforce deja de ser un proyecto tecnológico y se convierte en una herramienta de transformación organizacional.
